Не преумножить, но сохранить: оборудование для архивов

Зачем нужен шкаф архивный, понятно каждому. В нем до поры до времени будут храниться важные документы. А каким должен быть такой шкаф? Какой вообще должна быть мебель, выполняющая функции подобного рода? Об этом как-то никто не задумывается («главное, чтобы стояла – это же архив, кто его видит!»), а между тем это принципиальные вопросы, касающиеся в том числе безопасности вашей документации.

Перефразируя классика, «если архивы существуют – значит, это кому-нибудь нужно». Как правило, это нужно различным учреждениям, как коммерческим, так и государственным, для того, чтобы нужные документы в целости и сохранности дошли до потомков. Не стоит думать, что архив – это просто склад того, что жалко выкинуть, а кто будет это читать – неизвестно. Картотеки различного типа постоянно используются сотрудниками милиции, нотариальных контор, крупных коммерческих структур, не говоря уже о музеях и библиотеках. История знает множество примеров, когда из-за гибели архива становилось невозможным восстановить какую-либо важную информацию, касающуюся жизни людей, компаний, целых городов.

Оптимальный выбор для архива – металлическая мебель. Это обусловлено тем, что архивы чаще всего размещают в подвальных помещениях, где и прохладно, и сыро, и зачастую проживают целые полчища грызунов. Деревянные конструкции в таких условиях малопригодны. Разумеется, коррозию еще никто не отменял, однако сейчас существуют масса способов защиты от нее, поэтому металл прослужит вам гораздо больше. Кроме того, хранение бумажных носителей подразумевает поддержание довольно низкой температуры. Металлическая мебель справляется с этой задачей куда лучше деревянной.

Наверняка в фильмах или даже вживую вы видели архивы, которые выглядели так: длинные ряды полок с плотно стоящими потрепанными картонными папками, из которых выглядывают краешки бумаг. Действительно, открытые стеллажи – достаточно распространенный способ хранения документации. Однако в последнее время широкое применение получил и так называемый архивный шкаф. Он ничем не отличается от обычного, только изготавливается не из дерева, а из стали. В дверце обязательно имеется ключевой замок.

Преимущества данного вида оборудования очевидны. Во-первых, в закрытом шкафу документы будут недоступны для крыс. Во-вторых, в случае пожара металл защитит бумаги и от огня, и от воды, которой неизбежно будут тушить очаг возгорания. В-третьих, закрытый шкаф гораздо более надежен в плане несанкционированного проникновения. С другой стороны, архивный шкаф подходит для небольших офисов и в тех случаях, когда картотека невелика. Для архива же в библиотеке или криминальном управлении (т.е. там, где запасы просто огромны) рентабельнее использовать открытые стеллажные системы.

Помимо установки мебели, следует также предпринять другие меры по обеспечению безопасности. Ведущая в архив противопожарная дверь поможет сохранить документы от огня. Если очаг возгорания находится внутри самого архива (курящий сотрудник или неисправная электропроводка), поможет огнетушитель. Автоматическая система пожаротушения не подходит в тех случаях, когда в архиве используются стеллажи открытого типа, – она зальет водой все вокруг. Вы же не хотите сушить целые папки ценных бумаг отдельными листами?

Одним словом, оборудование архива – та еще задачка. Однако ее необходимо решить, если вам во что бы то ни стало нужно сохранить ценные документы. Поверьте, сберечь бумаги сейчас гораздо проще, чем восстанавливать их потом.

Запись опубликована в рубрике Всячина. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *