Трудовые книжки работников целесообразно хранить по алфавитом, в крупных учреждениях — по структурным подразделениями и за алфавитом.
В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личном карточке и в книге учета.
В соответствии с п. 6.1 Инструкции во время оформления трудовой книжки или вкладыша к ней, дубликата трудовой книжки владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков в следствии небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
Если трудовая книжка работника утеряна предприятием в следствии стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Ответственность за организацию ведения учета, хранения i выдачу трудовых книжек
Пунктом 4 постановления № 301 предусмотрено, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения i выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — другую ответственность.
Наличие материальной задолженности перед предприятием не является основанием для задержания выдачи трудовой книжки во время увольнения работника.
Трудовая книжка гражданина является основным и важнейшим документом о его трудовой, профессиональную деятельность. Трудовая книжка является подтверждением приобретенного в течение жизни стажа работы (опыта) гражданина.
В трудовую книжку вносятся сведения о работе, поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации.
Так, в трудовую книжку должны заноситься сведения об обучении в высших учебных заведениях, время пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре; время службы в Вооруженных силах Украины и других войсках; при уходе за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет; период получения пособия по безработице и тому подобное.