Взыскание объявляется в приказе (распоряжении) и сообщается работнику под расписку.
Если в течение года со дня наложения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то согласно статье 151 КЗоТ работник считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Следует обратить внимание, что при применении пункта 3 статьи 40 КЗоТ не учитываются меры общественного воздействия, например, обсуждение поведения работника на заседаниях профсоюзного комитета или иного общественного формирования, созданного на предприятии (в п. 3 ст. 40 КЗоТ речь идет об общественных взыскания, а не заходи общественного воздействия).
Невыполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей должно произойти без уважительных причин, то есть при наличии вины работника в форме умысла или неосторожности. Следует отметить, что в трудовом праве так же, как в уголовном и административном (в отличие от гражданского права), действует принцип презумпции невиновности. То есть работник считается невиновным, пока не будет доказана его вина. Обязанность доказывания вины работника возлагается на работодателя.
Не будет считаться виной, если работник не выполнял или неподобающе исполнял свои трудовые обязанности за недостаточной квалификации, недомогание (даже при отсутствии подтверждения такого состояния соответствующим документом медицинского учреждения), в состоянии крайней необходимости или ввиду иных обстоятельств, не зависящих от воли работника.
Иногда на практике те или иные обстоятельства, которые послужили причиной невыполнения работником своих трудовых обязанностей, не признаются работодателем уважительными, например, опоздание на работу за погодных условий, неудовлетворительное транспортное обслуживание и тому подобное. Такие противоречия обычно решаются в судебном порядке. Однако если прекращение работы транспорта произошло из-за стихийного бедствия, аварии или других чрезвычайных обстоятельств, это не считается виной работника в его опоздании на работу.