Записи в трудовой книжке во время освобождения от работы должны производиться в точном соответствии с формулировки действующего законодательства i со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Все записи о работе i награды, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
При этом для лиц трудоспособного возраста следует отметить время, продолжительность и место прохождения работником повышения квалификации за последние два года перед увольнением.
Собственник или уполномоченный им орган (работодатель) должен выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенным в нее записью об увольнении.
В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.
В таком случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ i вносится запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительным.
Если работник отсутствовал на работе в день увольнения, то владелец или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое сообщение о необходимости получить трудовую книжку.
Следует отметить, что пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Трудовые книжки и ИХ дубликаты, которые не были получены работниками во время освобождения, сохраняются в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работников, которые находятся на работе.
После этого срока незатребуванi трудовые книжки (ИХ дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по окончании этого срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Трудовая книжка выдается работнику только в случае его освобождения. Если работник не обращается за получением трудовой книжки, целесообразно письменно уведомить его о необходимости получить трудовую книжку, которая сохраняется на предприятии. Во избежание дальнейших возможных судебных проблем и выплаты компенсации — среднего заработка за все время вынужденного прогула за задержку выдачи трудовой книжки работодателю целесообразно все-таки ее выдать в день увольнения.
Если работник умер (или если есть судебное решение об объявлении лица умершим), трудовая книжка может быть выдана его ближайшим родственникам под расписку или отправлено по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» i даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 — указываются дата i номер приказа (распоряжения). Этот запись удостоверяется в установленном порядке.